別再用 Excel 或 Google Sheet 管理企業資料|啟用 ERP 進行企業管理



企業在日常運作中,數據管理是至關重要的環節。許多中小型企業往往依賴 Excel 或 Google Sheet 進行資料管理,但這些工具雖然簡單易用,卻在業務規模擴大時暴露出諸多限制。

這就是為何越來越多的企業開始選擇 ERP 系統來替代 Excel 和 Google Sheet 進行數據管理。

不該使用 Excel 或 Google Sheet 管理企業:原因一

人為錯誤風險

  • Excel 和 Google Sheet 依賴手動輸入和更新數據,人為錯誤難以避免。例如,數據輸入錯誤、格式不一致或公式出錯,都可能導致嚴重的業務問題。
  • 缺乏自動化驗證和稽核機制,使得這些錯誤更難發現和糾正。

不該使用 Excel 或 Google Sheet 管理企業:原因二

無法支持龐大的數據量

  • 隨著企業規模擴大,數據量隨之增加。Excel 和 Google Sheet 的性能會隨著數據量的增長逐漸下降,影響工作效率和反應速度。
  • 無法有效管理大型數據集,容易導致檔案損壞或系統崩潰。

不該使用 Excel 或 Google Sheet 管理企業:原因三

跨部門工作流程無法整合

  • 缺乏稽核機制:Excel 和 Google Sheet 無法提供詳細的稽核紀錄,無法確保數據的變更歷史和操作追蹤。
  • 無法同步協作:不同部門在同一時間更新資料時,無法即時同步,容易導致數據不一致或版本控制問題。
  • 檔案級別管理困難:專案管理難以分級,且檔案版本管理複雜,難以應對多個團隊同時進行的大型專案。

不該使用 Excel 或 Google Sheet 管理企業:原因四

敏感數據安全性風險

  • Excel 和 Google Sheet 缺乏內建的高級安全措施,無法有效保護企業的敏感數據。數據的分享和存取權限難以控制,容易發生資料外洩風險。
  • 無法加密數據,尤其在涉及客戶資料、財務數據等敏感信息時,這些工具顯得不夠安全。

資料庫相關工具介紹

資料庫是企業數據管理的核心工具,能夠儲存、管理和保護大規模數據,並允許多個部門同時存取和編輯資料。相較於 Excel 或 Google Sheet,資料庫能夠處理更多的數據,並確保數據的一致性和安全性。以下是幾種常見的資料庫工具:

MySQL 是一個開源資料庫系統,特別適合中小型企業。它操作簡單,成本低廉,並且可以處理龐大的數據集。MySQL 以其穩定性和良好的性能而廣受企業喜愛,尤其適用於處理日常運營的銷售、庫存、財務數據。

PostgreSQL 是另一款開源資料庫,擁有更高的擴展性和靈活性。它支持複雜的數據結構和操作,並且具備高度的數據完整性檢查功能,這意味著它能夠有效地防止數據損壞或異常。對於需要處理更多數據類型或複雜業務邏輯的企業,PostgreSQL 是一個強大的選擇。

Microsoft SQL Server 是一款商業級資料庫管理系統,適合大型企業。它支持高並發存取,也能處理更複雜的查詢需求,讓企業在處理海量數據時仍能保持高效運作。此外,SQL Server 提供了高度安全的數據加密功能,保障企業敏感數據的安全。



資料庫不僅僅是儲存數據的工具,更是企業數據管理與運營的基石。只不過一般沒有技術背景的使用者不容易上手,這時候企業可以選擇串接 ERP 系統將資料庫裡的資料呈現出來,能夠輕易了解公司的營運情況。 

替代方案:運用 ERP 系統管理企業數據與資料

相關功能

ERP 系統能夠整合企業的各類數據,將銷售、庫存、財務等所有關鍵業務流程集中管理。不僅提供自動化數據更新功能,還具備以下優勢:

減少手動輸入錯誤,數據實時同步。

支持跨部門協作,數據共享與協同作業更便捷。  

詳盡記錄每次數據變動,操作透明可追溯。

保證企業數據的完整性和安全性,防止數據外洩。 


相關範例

舉例來說,某製造業原本依賴 Excel 管理庫存和訂單,隨著業務擴張,Excel 無法有效處理大量訂單數據及不同部門之間的協作。導入 ERP 系統後,該公司能夠實現:

避免繁瑣的手動操作。

實時數據更新,提高管理效率。

各部門協作更高效,降低錯誤風險。


資料庫應用​

資料庫能用來串接在 ERP 當中,集中管理企業的所有數據,並提供高效、安全的數據處理能力。與傳統的 Excel 或 Google Sheet 相比,資料庫能夠提供以下優勢:

所有數據都儲存在同一資料庫中,確保數據的一致性和完整性。

  • 允許多個用戶同時存取和編輯數據,確保跨部門協作時數據實時更新。

資料庫具備自動備份機制,防止數據丟失,保障業務連續性。

可設定不同級別的使用者權限,並對數據進行加密處理,保障數據安全性。

採用 ERP 管理數據

 
告別資安風險高的試算表管理模式
邁出改變企業管理的第一步

想改變策略採用 ERP 實現數據自動化與整合
卻不了解資料庫技術原理
聯繫又一,我們為您提供最頂尖的技術服務

聯繫我們

使用 ERP 管理企業 採取更遠大的目標

Excel 和 Google Sheet 雖然方便長易用,但隨著企業的成,它們的限制逐漸顯現。企業數據管理的未來在於 ERP 系統,這些系統能夠透過集中的資料庫和先進的技術,幫助企業實現自動化數據處理和跨部門協作。

選擇合適的 ERP 和資料庫工具不僅能提升工作效率,更能確保數據安全,讓企業在激烈的市場競爭中脫穎而出。如果你的企業正尋求更有效的數據管理解決方案,現在就是最佳時機轉向 ERP 系統。

分享這個貼文
登入 發表評論